Polityka prywatności

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Kim jesteśmy? Jesteśmy spółką Email Machine s.r.o., numer identyfikacyjny: 03568831, z siedzibą pod adresem Václavská 2073/20, Nové Město, 120 00 Praha 2, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze pod numerem C 409739, reprezentowana przez Michała Fintę, dyrektora (zwaną dalej „Email Machine” lub „my”).

Dlaczego wprowadzamy te zasady przetwarzania danych? Ponieważ zależy nam na ochronie danych osobowych. Abyśmy mogli prawidłowo przetwarzać dane osobowe, przyjęliśmy niniejsze Zasady przetwarzania danych osobowych, w których można znaleźć informacje na temat celu, powodu, sposobu i czasu przetwarzania danych osobowych.

Jak się z nami skontaktować w razie pytań? Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres e-mail dpo@emailmachine.cz.

KILKA PODSTAWOWYCH POJĘĆ

Aby uprościć język Warunków, musimy zdefiniować kilka pojęć, które będziemy wielokrotnie wykorzystywać w tekście:

CCPA	Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów z 2018 r. (California Consumer Protection Act of 2018);
EEA	Europejski Obszar Gospodarczy;
RODO	Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679;
Narzędzie	jest internetową platformą marketingową firmy Email Machine, dostępną elektronicznie na stronie https://www.emailmachine.cz/, prowadzoną przez Email Machine jako wyłącznego właściciela i udostępnianą Użytkownikom jako Usługa;
Komunikat handlowy	z reguły wiadomość e-mail wysyłana w celu promocji usług;
Dane osobowe	wszelkie informacje o Użytkowniku, na podstawie których można go bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować;
Dane osobowe Odbiorcy	wszelkie informacje o Odbiorcy, na podstawie których można go bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, przetwarzamy dla naszego klienta z pozycji podmiotu przetwarzającego;
Odbiorca	osoba fizyczna, której dotyczą Dane osobowe Odbiorcy, najczęściej będzie to klient Użytkownika, do którego wysyłane są wiadomości e-mail za pośrednictwem naszego Narzędzia;
Usługa	usługa oparta głównie na oprogramowaniu, dostępna jako internetowa platforma marketingowa, obsługiwana przez Email Machine, polegająca na odpłatnym udostępnianiu narzędzi elektronicznych do tworzenia, prowadzenia, wysyłania i zarządzania kampanią komunikacyjną, w szczególności, ale nie wyłącznie, do masowego rozpowszechniania komunikatów handlowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, za pomocą których Użytkownik w ramach strategii komunikacyjnej zwraca się do swoich odbiorców, a także do monitorowania i rejestrowania wyników kampanii komunikacyjnej w formie elektronicznej za pośrednictwem Internetu;
Umowa	umowa o świadczenie Usług zgodnie z Ogólnymi warunkami handlowymi usługi Email Machine, zawarta między nami a zarejestrowanym Użytkownikiem, lub umowa na indywidualnie uzgodnionych warunkach;
Użytkownik / wy	osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe, najczęściej będzie to klient (osoba, która podpisała z nami umowę i osoba, która w związku z tym założyła u nas konto użytkownika i której świadczona jest usługa) lub potencjalny klient, ewentualnie użytkownika naszej strony internetowej, który ją tylko przegląda, lub uczestnika naszych wydarzeń online lub offline;
Administrator	podmiot (w odniesieniu do Państwa danych jesteśmy to my), który samodzielnie lub wspólnie z innymi określa cele i środki przetwarzania danych osobowych;
Zasady	przez to pojęcie rozumiemy niniejsze Zasady przetwarzania danych osobowych, aby nie trzeba było za każdym razem wypisywać całej nazwy;
Przetwórca	korzystamy z usług innych podmiotów, aby zapewnić nam np. bezpieczne przechowywanie danych lub wysyłanie Państwu newslettera. W ramach tej współpracy mogą oni przetwarzać dane osobowe, które nam Państwo przekazali;
Przetwarzanie danych osobowych	w uproszczeniu chodzi o wszelkie przetwarzanie danych osobowych – niezależnie od tego, czy chodzi o ich przechowywanie, udostępnianie, usuwanie czy zmianę;
Specjalna kategoria danych osobowych	Są to dane osobowe o charakterze bardziej wrażliwym, takie jak pochodzenie etniczne, orientacja seksualna, przynależność do związków zawodowych, stan zdrowia czy wyznanie. Za szczególną kategorię danych osobowych uznaje się również dane genetyczne i biometryczne, jeżeli są one przetwarzane w celu jednoznacznej identyfikacji osoby fizycznej. Nie przetwarzamy danych osobowych należących do szczególnej kategorii.

Co się stanie, jeśli jakieś pojęcie nie jest zdefiniowane? Jeśli w niniejszym dokumencie pojawią się pojęcia, które nie zostały określone powyżej, obowiązuje interpretacja zawarta w Warunkach.

1. W JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

Jakie standardy obowiązują w zakresie przetwarzania danych osobowych? W ramach przetwarzania danych osobowych będziemy wymagać od Państwa podania tylko tych danych osobowych, które są naprawdę niezbędne. Samo przetwarzanie jest zgodne z przepisami prawa, w szczególności z normami RODO. Jeśli powierzysz nam swoje dane, zobowiązujemy się do postępowania z nimi zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa, które mają zastosowanie w Twoim przypadku (RODO, CCPA itp.). Poniżej informujemy o Twoich prawach w związku z danymi osobowymi.

2. JAKIE JEST NASZE STANOWISKO W SPRAWIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH?

Dlaczego możemy być zarówno administratorem, jak i podmiotem przetwarzającym dane? Ponieważ powierzają nam Państwo swoje dane osobowe, stajemy się ich administratorami. Jednocześnie przekazują nam Państwo dane osobowe swoich odbiorców, których administratorami są Państwo, a my w tej sytuacji jesteśmy jedynie podmiotem przetwarzającym dane. Dlatego niniejsze zasady muszą uwzględniać obie opcje.

Czy zatem niniejsze Zasady mają zastosowanie również do Odbiorców? Nie, nie mają. Nasze Zasady dotyczą wyłącznie Użytkowników, a nie Odbiorców.

1. KIEDY JESTEŚMY ADMINISTRATOREM?

Jakie są nasze obowiązki jako administratora? W stosunku do użytkowników jesteśmy administratorem danych osobowych. Powierzyliście nam pewne dane o sobie (np. imię i nazwisko oraz adres e-mail), abyśmy mogli zarejestrować Wasze konto. Przegląd przetwarzanych danych osobowych, w tym powody ich przetwarzania, znajduje się poniżej. W razie jakichkolwiek niejasności prosimy o kontakt pod adresem e-mail dpo@emailmachine.cz. 

Z jakich innych podmiotów przetwarzających dane korzystamy? Aby zapewnić Państwu jak najwyższą jakość naszych Usług, korzystamy z usług innych podmiotów. Z wszystkimi z nich zawarliśmy niezbędne umowy i wymagamy od nich jak najwyższego poziomu ochrony i zabezpieczenia danych osobowych. Wszyscy nasi podmioty przetwarzające dane są wymienieni w sekcji 8 niniejszych zasad.

2. KIEDY JESTEŚMY PRZETWARZAJĄCYM?

Jakie są nasze obowiązki jako podmiotu przetwarzającego dane? Świadczymy usługę, której celem jest wysyłanie komunikatów handlowych lub innych informacji do Państwa klientów (odbiorców). W stosunku do Odbiorców możemy pełnić rolę Podmiotu przetwarzającego dane osobowe i działamy wyłącznie zgodnie z Państwa instrukcjami. Ochrona danych osobowych oraz wynikające z niej prawa i obowiązki są w tym przypadku regulowane Umową o przetwarzaniu danych osobowych (DPA), która stanowi załącznik do Warunków. 

Co należy wiedzieć jako odbiorca? Jako odbiorca musisz zapoznać się przede wszystkim z dokumentami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych naszych użytkowników, którzy wysyłają Ci wiadomości handlowe. Mamy ograniczony dostęp do danych osobowych odbiorcy, dlatego prosimy o kontakt z danym użytkownikiem.

Czy angażujemy innych podwykonawców? W ramach świadczenia Usług korzystamy z usług innych podmiotów. Jeśli znajdziemy się w sytuacji podmiotu przetwarzającego Dane osobowe, możemy korzystać z usług innych podwykonawców, zgodnie z Umową o przetwarzaniu danych osobowych (DPA), która stanowi załącznik do Warunków. Zarówno my, jak i nasi podwykonawcy mamy bardzo ograniczony dostęp do danych, które przechowujesz w systemie, tj. do danych Twoich klientów, jednak dbamy o to, aby nasi podwykonawcy byli zobowiązani do zapewnienia ochrony danych osobowych na takim samym poziomie, jaki zapewniamy my.

3. JAKIE DANE OSOBOWE O TOBIE PRZETWARZAMY?

W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe? Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, dla którego zostały one zebrane, a podczas ich przetwarzania przestrzegamy zasad bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego. Proces przetwarzania danych osobowych jest zautomatyzowany, ale nie przeprowadzamy profilowania. Konkretne cele przetwarzania danych i kategorie danych osobowych, które przetwarzamy dla poszczególnych celów, zostały opisane w poniższej części.

→ Imię i nazwisko oraz inne dane kontaktowe (w szczególności adres e-mail, numer telefonu) oraz inne dane, które dobrowolnie podasz w swoim interfejsie użytkownika.	→ Nazwa i login do konta użytkownika oraz działania na koncie użytkownika (w szczególności dane wprowadzone przez użytkownika na koncie użytkownika, czas rejestracji, data ostatniej aktualizacji profilu)
→ Dane rozliczeniowe i dane bankowe (dane niezbędne do prowadzenia księgowości i realizacji płatności)	→ Informacje, które nam przekazujesz w ramach komunikacji z nami (w szczególności będą to Twoje pytania i odpowiedzi na Twoje pytania, komunikacja z Tobą)
→ Komentarze dodane przez Państwa do naszych wpisów w mediach społecznościowych (zwłaszcza na Facebooku i LinkedIn), a także nazwa (pseudonim) Państwa profilu w tych mediach społecznościowych oraz informacje publicznie dostępne na Państwa profilach.	→ Pliki cookie i adres IP, dane dotyczące aktywności (w tym informacje o Twoim urządzeniu lub systemie operacyjnym)

Specjalna kategoria danych osobowych. Nie przetwarzamy żadnych danych osobowych o charakterze wrażliwym dotyczących użytkownika.

4. W JAKICH PRZYPADKACH PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE I W JAKI SPOSÓB?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe, jeśli przeglądają Państwo naszą stronę internetową, są Państwo użytkownikami Usługi lub kontaktują się z nami w inny sposób. Państwa dane osobowe przetwarzamy tylko przez niezbędny okres, którego długość może się jednak różnić w zależności od odpowiednich przepisów prawnych obowiązujących w miejscu, w którym świadczymy nasze Usługi. Informacje dotyczące długości przetwarzania mają zatem charakter orientacyjny.

1. UŻYTKOWNICY NASZEJ STRONY INTERNETOWEJ

Jeśli odwiedzasz naszą stronę internetową, przetwarzamy Twoje dane osobowe w celach wymienionych w tej tabeli.

Dlaczego?	Jakie dane?	Jak?	Jak długo?
Odwiedzanie stron internetowych. Zapewnienie podstawowych funkcji naszych stron internetowych, analityki, ulepszania naszych usług i naszej promocji. Preferencje można ustawić w pasku cookie.	Informacje o tym, kiedy i w jaki sposób odwiedzasz i przeglądasz naszą stronę internetową, mogą obejmować: adres IP, datę i godzinę wejścia na naszą stronę internetową, informacje o Twojej przeglądarce internetowej, systemie operacyjnym lub historii Twojej aktywności na stronie internetowej. Jeśli odwiedzasz naszą stronę internetową za pomocą telefonu komórkowego, możemy również przetwarzać dane dotyczące Twojego telefonu.	Pliki cookie lub inne technologie służące do śledzenia zachowań użytkownika.	Czas przetwarzania różni się w zależności od rodzaju plików cookie oraz typu urządzenia i/lub przeglądarki. Niektóre przetwarzają dane tylko przez czas trwania sesji (wizyty), inne przez dłuższy czas.
Wysyłanie zapytania. W każdej chwili mogą Państwo skontaktować się z nami w sprawie swoich pytań, a my na nie odpowiemy. Mogą Państwo skontaktować się z nami za pomocą formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej lub pocztą elektroniczną.	Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, inne dane osobowe, które nam podasz.	W celu rozpatrzenia zapytania przetwarzamy dane osobowe niezbędne do jego rozpatrzenia. Komunikacja odbywa się przez telefon, e-mail lub bezpośrednio na naszej stronie internetowej. Jeśli do Ciebie zadzwonimy.	Zamknięte pytania są regularnie usuwane, najpóźniej jednak w ciągu 3 lat od zadania pytania.
Webinar. Organizujemy webinaria. Przetwarzamy Państwa dane osobowe, które podają Państwo w formularzu rejestracyjnym na webinar.	Adres e-mail, imię i nazwisko. Niektóre dane osobowe można nam przekazać podczas webinarium. Należy pamiętać, że niektóre z tych wydarzeń mogą być nagrywane lub fotografowane.	Aby się zapisać na webinarium, proszę wypełnić formularz. Skontaktujemy się z Państwem, aby przekazać dalsze niezbędne informacje.	Dane są przetwarzane przez okres 6 miesięcy od daty webinaru.
Wysyłanie informacji handlowych (marketing bezpośredni). Zapisałeś się do newslettera. Jeśli nie chcesz już go otrzymywać, możesz zrezygnować z subskrypcji w stopce wiadomości e-mail.	Imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail.	Wysyłamy newsletter, w którym informujemy o naszych usługach i nowościach.	Dane są przetwarzane przez okres 2 lat od ostatniego aktywnego wyświetlenia newslettera, o ile nie zrezygnujesz z subskrypcji wcześniej.
Blog, sieci społecznościowe, konkursy i inne akcje promocyjne. Należy pamiętać, że wszelkie informacje zamieszczone w komentarzach na naszym blogu mogą być widoczne dla wszystkich. Na naszej stronie internetowej lub za pośrednictwem sieci społecznościowych możemy przeprowadzać ankiety, organizować konkursy lub inne akcje promocyjne.	Imię i nazwisko, adres, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, nazwa użytkownika i podobne dane	Wszelkie informacje, komunikaty lub materiały udostępniane za pośrednictwem platform mediów społecznościowych są również udostępniane zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych tych platform.	Twoje komentarze pod postem pozostają widoczne przez cały czas, gdy jest on opublikowany na naszym profilu, chyba że wcześniej poprosisz nas o usunięcie swojego komentarza z naszego bloga. W przypadku konkursów dane są przetwarzane przez okres 2 lat od zakończenia konkursu, o ile wcześniej nie wycofasz swojej zgody.

2. KLIENCI

Jeśli zdecydujesz się korzystać z Usługi lub chcesz ją najpierw wypróbować, musisz się zarejestrować. Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi zgodnie z Warunkami.

Dlaczego?	Jakie dane?	Jak?	Jak długo?
Odwiedzanie stron internetowych. Zapewnienie podstawowych funkcji naszych stron internetowych, analityki, ulepszania naszych usług i naszej promocji. Preferencje można ustawić w pasku cookie.	Informacje o tym, kiedy i w jaki sposób odwiedzasz i przeglądasz naszą stronę internetową, mogą obejmować: adres IP, datę i godzinę wejścia na naszą stronę internetową, informacje o Twojej przeglądarce internetowej, systemie operacyjnym lub historii Twojej aktywności na stronie internetowej. Jeśli odwiedzasz naszą stronę internetową za pomocą telefonu komórkowego, możemy również przetwarzać dane dotyczące Twojego telefonu.	Pliki cookie lub inne technologie służące do śledzenia zachowań użytkownika.	Czas przetwarzania różni się w zależności od rodzaju plików cookie, typu urządzenia i/lub przeglądarki. Niektóre przetwarzają dane tylko przez czas trwania sesji (wizyty), inne przez dłuższy czas.
Zawarcie umowy. Aby móc w pełni korzystać z Usługi, należy najpierw zawrzeć z nami Umowę i zarejestrować się.	Aby zawrzeć umowę, będziemy potrzebować Twojego imienia, nazwiska i adresu e-mail, a także ewentualnie innych danych.	Dane te podajesz nam, wypełniając kwestionariusz formularza rejestracyjnego i zakładając konto użytkownika lub w ramach naszej komunikacji w celu podpisania Umowy.	Dane są przetwarzane przez okres obowiązywania Umowy, a następnie przez okres 4 lat od wygaśnięcia Umowy.
Narzędzie. Możemy otrzymywać informacje o tym, jak i kiedy korzystasz z Narzędzia. Przetwarzamy również dane związane z bezpieczeństwem Narzędzia. Jeśli odwiedzasz naszą stronę internetową lub korzystasz z Narzędzia, może dojść do sytuacji, w której dostęp do określonego adresu będzie nieuprawniony lub spowoduje błąd (incydent).	Informacje te mogą obejmować na przykład adres IP użytkownika, godzinę, datę, używaną przeglądarkę i działania wykonane w Narzędziu, a także treści przesłane do Narzędzia.	Możemy przechowywać uzyskane informacje w plikach dziennika lub innych typach plików powiązanych z Twoim kontem i łączyć je z innymi informacjami, które zbieramy na Twój temat.	Przez cały okres trwania umowy między klientem a nami.
Konto użytkownika. Jeśli zawarłeś z nami Umowę, utworzymy dla Ciebie konto użytkownika. W ramach konta użytkownika możesz umożliwić dostęp do Usługi określonej liczbie osób.	Dane podane podczas rejestracji lub w Umowie, w szczególności adres e-mail i inne dane kontaktowe (patrz wyżej). Zakres przetwarzania danych osobowych może się różnić w zależności od tego, jakie dane osobowe podasz na swoim koncie użytkownika i z jakich funkcji Usługi będziesz korzystać.	Dane te podajesz nam podczas zakładania konta użytkownika lub jego aktualizacji.	Dane są przetwarzane przez okres obowiązywania Umowy, a następnie przez okres 4 lat od wygaśnięcia Umowy.
Szkolenia, seminaria, webinaria i warsztaty. Przetwarzamy Państwa dane osobowe, które podają Państwo w formularzu zamówienia i podczas trwania wydarzenia.	Adres e-mail, imię i nazwisko. Niektóre dane osobowe można nam przekazać podczas webinarium. Należy pamiętać, że niektóre z tych wydarzeń mogą być nagrywane lub fotografowane. Jeśli nie chcesz, aby Twoja osoba została zarejestrowana, skontaktuj się z nami przed wydarzeniem lub osobiście na miejscu.	Aby się zapisać na webinarium, proszę wypełnić formularz. Skontaktujemy się z Państwem, aby przekazać dalsze niezbędne informacje.	Dane są przetwarzane przez okres obowiązywania Umowy, a następnie przez okres 4 lat od wygaśnięcia Umowy. Zapisy są przetwarzane przez okres 6 miesięcy od daty webinaru lub szkolenia.
Komunikacja z obsługą klienta, wnioski i reklamacje. Możesz przesłać nam zapytanie pocztą elektroniczną, za pośrednictwem strony internetowej lub telefonicznie.	Imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, konto użytkownika.	W celu rozpatrzenia zapytania, wniosku lub skargi przetwarzamy dane osobowe niezbędne do ich rozpatrzenia.	Zamknięte pytania i skargi są regularnie usuwane, najpóźniej jednak w ciągu 3 lat od zadania pytania lub rozpatrzenia skargi.
Marketing bezpośredni, w szczególności wysyłanie informacji handlowych. Jeśli korzystasz z naszej Usługi lub zapisałeś się do newslettera, będziemy wysyłać Ci newsletter. Jeśli nie chcesz go już otrzymywać, możesz zrezygnować z subskrypcji w stopce wiadomości e-mail.	Imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail.	Wysyłamy newsletter, w którym informujemy o naszych usługach i nowościach.	Dane są przetwarzane przez okres 2 lat od ostatniego aktywnego wyświetlenia newslettera, o ile nie zrezygnujesz z subskrypcji wcześniej.
Blog, sieci społecznościowe, konkursy i inne akcje promocyjne. Należy pamiętać, że wszelkie informacje zamieszczone w komentarzach na naszym blogu mogą być widoczne dla wszystkich. Na naszej stronie internetowej lub za pośrednictwem sieci społecznościowych możemy przeprowadzać ankiety, organizować konkursy lub inne akcje promocyjne.	Imię i nazwisko, adres, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, nazwa użytkownika i podobne dane	Wszelkie informacje, komunikaty lub materiały udostępniane za pośrednictwem platform mediów społecznościowych są również udostępniane zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych tych platform.	Twoje komentarze pod postem pozostają widoczne przez cały czas, gdy jest on opublikowany na naszym profilu, chyba że wcześniej poprosisz nas o usunięcie swojego komentarza z naszego bloga. W przypadku konkursów dane są przetwarzane przez okres 2 lat od zakończenia konkursu, o ile wcześniej nie wycofasz swojej zgody.
Księgowość. Za świadczenie Usług pobieramy wynagrodzenie i wystawiamy Państwu dokumenty księgowe i podatkowe, które następnie archiwizujemy i wykorzystujemy do celów prawidłowego prowadzenia naszej księgowości i wypełniania obowiązków ustawowych. Jeśli podadzą nam Państwo dane swojej karty kredytowej, nie mamy dostępu do pełnych danych. Wiemy tylko, że płacisz kartą, a dane karty są przetwarzane przez odbiorców tych danych, którzy realizują dla nas płatności.	Dane na fakturze – imię, nazwisko, adres e-mail, adres do faktury lub inne dane identyfikacyjne Użytkownika oraz szczegóły dotyczące wykonania Umowy.	Po wypełnieniu informacji dotyczących płatności w profilu, dane te zostaną zapisane w celu wystawienia faktury.	Zgodnie z prawem mamy obowiązek archiwizować lub przechowywać odpowiednie dokumenty, a okres przechowywania zależy od wymogów prawnych (3–10 lat).
Przesyłanie informacji związanych z realizacją Umowy. Będą to nowe funkcje, planowane przerwy w działaniu, zmiany w cenniku i inne. Czasami może się zdarzyć, że taki e-mail otrzymasz również od naszego partnera umownego – zazwyczaj może to być platforma, której używamy do administrowania szkoleniami lub webinariami, gdy musimy dostarczyć Ci powiadomienie o rozpoczęciu lub przebiegu takiego wydarzenia.	Imię, nazwisko, adres e-mail, adres rozliczeniowy lub inne dane identyfikacyjne Użytkownika oraz szczegóły dotyczące wykonania Umowy.	Przetwarzamy Państwa dane osobowe również w celu przesyłania informacji dotyczących naszej umowy. Może to dotyczyć zmiany warunków świadczenia usług lub cennika.	Dane są przetwarzane przez okres trwania stosunku umownego, a następnie przez okres 4 lat od wygaśnięcia umowy.
Przestrzeganie obowiązków prawnych. W niektórych przypadkach musimy przetwarzać Twoje dane osobowe, żeby wypełnić obowiązki określone przez prawo.	W szczególności może to być imię, nazwisko, adres e-mail, dane rozliczeniowe lub inne dane identyfikacyjne użytkownika.	W tym przypadku przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa (wypełnienie obowiązku prawnego).	Twoje dane osobowe przetwarzamy przez okres określony w odpowiednich przepisach prawnych.

3. KANDYDACI DO PRACY

Dlaczego?	Jakie dane?	Jak?	Jak długo?
Oferty pracy. Na naszej stronie internetowej od czasu do czasu można znaleźć aktualne oferty pracy.	Są to dane, które nam Państwo przekazują w przesłanym CV. Imię i nazwisko, adres, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, ewentualnie link do serwisu społecznościowego, dane dotyczące poprzedniego zatrudnienia, wykształcenia, zainteresowań, umiejętności, certyfikatów.	Przejrzymy przesłane przez Państwa dokumenty zawierające dane osobowe i skontaktujemy się z Państwem na ich podstawie.	Na podstawie udzielonej zgody możemy przechowywać dane osobowe kandydatów do pracy przez okres 3 lat. Powodem jest możliwość, że w przyszłości będziemy mieli dla Państwa interesującą ofertę pracy w naszej firmie.

5. NA JAKIEJ PODSTAWIE PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Jakie są powody przetwarzania danych osobowych? Wszystkie dane osobowe pozyskujemy i przetwarzamy w sposób zgodny z prawem. Dane osobowe przetwarzamy:

• na podstawie Państwa zgody (np. gdy dobrowolnie zapiszą się Państwo do naszego newslettera lub wyślą nam zapytanie),
• w celu wykonania Umowy (abyśmy mogli rozpocząć świadczenie Usług),
• w celu wypełnienia obowiązków prawnych (np. w przypadku nadzoru ze strony organu kontrolnego) oraz
• na podstawie naszego uzasadnionego interesu (np. jeśli jesteś naszym klientem, abyśmy mogli informować Cię o nowościach w naszej firmie).

A co jeśli nie jestem z EOG? Jeśli świadczymy Ci Usługi poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), podstawy prawne przetwarzania Danych osobowych mogą się różnić.

6. Czy dzieci i osoby niepełnoletnie mogą korzystać z naszych usług?

Od kiedy można korzystać z naszej Usługi? Z naszej Usługi mogą korzystać osoby powyżej 16 roku życia. W żadnym wypadku nie przetwarzamy świadomie danych osobowych dzieci i osób niepełnoletnich poniżej tego wieku. Jeśli dowiemy się, że otrzymaliśmy dane osobowe od dziecka bez zgody rodziców lub zgody prawnej, podejmiemy odpowiednie kroki w celu jak najszybszego usunięcia tych informacji. 

7. Kim są nasi przetwórcy?

Podmioty przetwarzające dane. Korzystamy wyłącznie z usług sprawdzonych podmiotów przetwarzających dane, z którymi zawarliśmy pisemną umowę i które zapewniają nam co najmniej takie same gwarancje, jak my Państwu. Dane, które mogą przetwarzać Przetwarzający, w tym cel i podstawa prawna przetwarzania, zostały wymienione powyżej. Korzystamy z usług tych Przetwarzających z pozycji Administratora, co oznacza, że nie przetwarzają oni danych, które wprowadzasz do systemu w ramach korzystania z Usługi.

Funkcjonowanie strony internetowej	WEDOS, Forpsi, Savvy
Standardowa analiza odwiedzin strony internetowej	Google Analytics
Świadczenie Usługi	MasterDC, Savvy, MxToolBox, OpenAI, EmailOnAcid, Sendtric, Smartlook, Noosa Labs, Mailocator
Płatności i księgowość	Gopay
Komunikacja z obsługą klienta, rozpatrywanie zapytań	Google, SupportBox
Marketing	LinkedIn, Facebook, X, Instagram, Youtube
Sieci społecznościowe	LinkedIn, Facebook, X, Instagram, Youtube
Webinaria, szkolenia i spotkania osobiste	Google
Osoby poszukujące pracy	StartupJobs, Google, LinkedIn

Jak wygląda kwestia wykorzystania danych osobowych w OpenAI? Ponieważ do świadczenia Usługi będziemy korzystać również z usług podmiotu przetwarzającego OpenAI, który obsługuje narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji (np. ChatGPT lub Dall-E), poprosimy Cię o wyrażenie zgody na to w koncie użytkownika. 

Co się stanie, jeśli będziemy musieli przekazać dane osobowe? Oprócz wyżej wymienionych podmiotów przetwarzających dane, możemy przekazać dane osobowe osobom trzecim, jeśli wymaga tego prawo lub w odpowiedzi na uzasadnione żądania organów władzy publicznej lub na wniosek sądu w sporach sądowych.

8. JAKIE ŚRODKI PODJĘLIŚMY W CELU OCHRONY TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Nasi klienci mogą wpływać na zakres przetwarzania danych w ramach świadczenia Usługi poprzez własne ustawienia w Koncie użytkownika. 

Jakie środki techniczne stosujemy? Bezpieczeństwo jest dla nas bardzo ważne, dlatego nieustannie pracujemy nad tym, aby Twoje dane osobowe były chronione. Przy wyborze środków bierzemy pod uwagę zakres przetwarzania, ryzyko związane z przetwarzaniem lub stan naszej technologii. 

• Używamy unikalnych i silnych haseł dostępu do każdej usługi z osobna;
• Regularnie tworzymy kopie zapasowe danych; 
• Aktualizujemy oprogramowanie antywirusowe; 
• Szyfrujemy dane za pomocą protokołu SSL („secure sockets layer”) dla wszystkich transmisji danych;
• Korzystamy z bezpiecznego protokołu https;
• Nasze dane na serwerach są szyfrowane;
• Rozwijamy technologię z uwzględnieniem ochrony danych osobowych (privacy by design);
• Hasła dostępu do systemów informatycznych (w których będą przetwarzane dane osobowe) oraz uprawnienia dostępu są kontrolowane na poziomie poszczególnych osób;
• Nasze narzędzie jest regularnie testowane przez wyspecjalizowaną firmę zajmującą się bezpieczeństwem, również przy użyciu testu penetracyjnego.

Jakie środki organizacyjne stosujemy? Przyjęliśmy i zobowiązujemy się przestrzegać następujących środków:

• Nasi pracownicy i współpracownicy są zobowiązani do zachowania poufności;
• Nasi pracownicy i współpracownicy są odpowiednio przeszkoleni w zakresie RODO i zapoznani z zasadami bezpiecznej pracy na urządzeniach służbowych;
• Nasi pracownicy przestrzegają wewnętrznych wytycznych regulujących środki organizacyjne dotyczące ochrony danych osobowych.
• W miejscu pracy zapewniono środki organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo fizyczne pracowników i innych osób przebywających w miejscu pracy;
• W przypadku przechowywania kluczy API usuwamy dane autoryzacyjne;
• Dostęp do wszystkich systemów, w tym systemu informatycznego, jest spersonalizowany i chroniony bezpiecznymi hasłami, a pracownicy mają obowiązek przechowywania zaszyfrowanych danych na dyskach twardych.
• Hasła w środowisku operacyjnym przechowujemy w oddzielnym miejscu (Safe store), w którym rejestrowane są logi, abyśmy mogli kontrolować dostęp pracowników do poszczególnych danych osobowych użytkowników.

9. MIĘDZYNARODOWE ŚWIADCZENIE USŁUG

Jeśli korzystamy z usług podmiotów przetwarzających dane z siedzibą za granicą, zapewniamy zgodność z odpowiednimi przepisami prawa. W szczególności w przypadku przekazywania danych z EOG do innych państw zapewniamy wysoki standard ochrony danych osobowych poprzez standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub równoważne standardowe klauzule umowne dla Wielkiej Brytanii w przypadku transferów do krajów, które nie podlegają decyzji o adekwatności ze strony Komisji Europejskiej lub lokalnego ustawodawcy. 

Przestrzegamy standardów RODO, a ochrona danych osobowych jest dla nas bardzo ważna. Świadczymy nasze usługi również poza rynkiem EOG, więc Twoje prawa związane z ochroną danych osobowych wynikają z odpowiednich przepisów prawnych, które mają do Ciebie zastosowanie. 

1. KALIFORNIJSKA USTAWA O OCHRONIE PRYWATNOŚCI KONSUMENTÓW

Jeśli jesteś mieszkańcem stanu Kalifornia, obowiązują Cię przepisy CCPA i masz prawo do informacji o tym, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane.

Jakie dane przetwarzamy? Abyśmy mogli świadczyć Państwu nasze Usługi, potrzebujemy Państwa danych. Jakie dane osobowe przetwarzamy i w jakim celu, zostało opisane powyżej. Możemy przechowywać te dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane, i tylko przez niezbędny okres. Okres ten zależy od naszych potrzeb biznesowych, prawnych i regulacyjnych, ale zawsze jest to odpowiednio długi czas.

Jakie są Twoje prawa? CCPA gwarantuje Ci następujące prawa:

Prawo do informacji	Masz prawo zażądać informacji o tym, jakie dane osobowe na Twój temat gromadzimy, wykorzystujemy, ujawniamy, udostępniamy i sprzedajemy, skąd je pozyskaliśmy i w jakim celu je przetwarzamy.
Prawo do usunięcia danych	Masz prawo zażądać od nas usunięcia Twoich danych osobowych i zażądać od naszych podmiotów przetwarzających danych, aby uczynili to samo. Usuniemy Twoje dane, chyba że mamy prawny obowiązek ich przechowywania lub mamy do czynienia z jednym z innych wyjątków.
Prawo do odmowy sprzedaży lub udostępniania	Masz prawo nie zgodzić się na sprzedaż Twoich danych przez naszą firmę. Ponieważ udostępniamy dane osobowe naszym podmiotom przetwarzającym, operację tę można uznać za „sprzedaż danych osobowych” zgodnie z CCPA.
Prawo do poprawy	Masz prawo zażądać poprawienia nieprawidłowych danych osobowych. Niektóre dane możesz poprawić w swoim profilu użytkownika.
Prawo do ograniczenia wykorzystywania i ujawniania wrażliwych danych osobowych	Możesz zażądać od nas, abyśmy wykorzystywali Twoje dane wrażliwe (numer identyfikacyjny, informacje o Twoim koncie bankowym itp.) wyłącznie w celu świadczenia usług.
Zakaz dyskryminacji	Masz prawo do tego, aby w wyniku dochodzenia swoich praw nie spotkało Cię dyskryminujące traktowanie.

Jak możesz skorzystać ze swoich praw? Możesz skorzystać ze swoich praw, wysyłając wiadomość e-mail na adres dpo@emailmachine.cz lub listownie na adres naszej siedziby.

W celu rozpatrzenia Twojego wniosku możemy poprosić Cię o potwierdzenie swojej tożsamości, w zależności od charakteru prawa, z którego korzystasz. Jeśli z Twojego imienia prawa będzie korzystał pełnomocnik, będziemy potrzebować potwierdzenia jego uprawnień do działania w Twoim imieniu. Ponadto poprosimy Twojego pełnomocnika o potwierdzenie swojej tożsamości. Podejmujemy te kroki, aby zapewnić najwyższy standard ochrony Twoich danych osobowych.

2. Ustawa CAN-SPAM

Na terenie Stanów Zjednoczonych obowiązuje ustawa CAN-SPAM, która reguluje warunki marketingu bezpośredniego, zwłaszcza w odniesieniu do marketingu za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Ponieważ koncentrujemy się na świadczeniu usług w zakresie marketingu e-mailowego, zależy nam na tym, aby zasady i wartości zawarte w ustawie CAN-SPAM zostały przejęte do naszych procedur. Z tego powodu kierujemy się podstawowymi zasadami ustawy CAN-SPAM, które są następujące.

Nie używamy wprowadzających w błąd informacji identyfikacyjnych.	Korzystając z naszego narzędzia, nie używamy wprowadzających w błąd informacji identyfikacyjnych, które mogłyby wzbudzić wątpliwości odbiorcy marketingu e-mailowego co do tego, od kogo pochodzą informacje zawarte w wiadomości e-mail.
Nie promujemy usług, towarów i podobnych dóbr osób, które wykorzystują wprowadzające w błąd informacje.	Nie wysyłamy reklamowych wiadomości e-mail i nie zezwalamy na korzystanie z naszych usług osobom, które wbrew ustawie CAN-SPAM wykorzystują wprowadzające w błąd informacje lub w inny sposób naruszają wymogi dotyczące przejrzystości i identyfikacji określone w ustawie CAN-SPAM.
Wyraźnie identyfikujemy wiadomości e-mail jako reklamowe (marketingowe).	Jeśli wysyłamy marketingowe wiadomości e-mail, to korzystając z naszych usług, zawsze jasno informujemy, że poszczególne wiadomości e-mail zawierają treści reklamowe. Nie zdarza się więc, żebyśmy wysyłali wiadomości e-mail z treściami reklamowymi, próbując je ukryć.
Przesyłamy szczegóły dotyczące możliwości rezygnacji	W naszych reklamowych wiadomościach e-mail wysyłamy adresatowi informacje o tym, jak może zrezygnować (opt-out) z otrzymywania marketingowych wiadomości e-mail.
Umożliwiamy rezygnację (opt-out) z otrzymywania wiadomości marketingowych pocztą elektroniczną.	Możliwość rezygnacji (opt-out) z otrzymywania wiadomości marketingowych jest zapewniona wszystkim osobom, do których wiadomości te są wysyłane. Dotyczy to również osób, które wcześniej wyraziły zgodę na otrzymywanie wiadomości marketingowych pocztą elektroniczną, lub osób, które stały się odbiorcami w inny sposób.
Szanujemy prawo do rezygnacji	Jeśli adresat wiadomości reklamowych poinformuje nas, że nie chce już otrzymywać wiadomości e-mail z treściami reklamowymi, w przyszłości zaprzestaniemy ich wysyłania. Wysyłanie wiadomości zostanie wstrzymane najpóźniej w ciągu dziesięciu (10) dni od otrzymania rezygnacji (opt-out).
Ostrzegamy przed wysyłaniem reklam o treściach seksualnych	Jeśli wysyłamy e-maile reklamowe zawierające treści o charakterze seksualnym, zawsze odpowiednio to zaznaczamy. W szczególności na początku tematu wiadomości e-mail umieszczamy informację „SEXUALLY-EXPLICIT” lub podobną. Podobnie na pierwszej widocznej stronie wiadomości e-mail informujemy, że jej treść ma charakter seksualny, a jej wyświetlenie wymaga od adresata podjęcia aktywnych działań.

3. RODO A TWOJE PRAWA ORAZ MOŻLIWOŚĆ ZŁOŻENIA WNIOSKU DOTYCZĄCEGO OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Jeśli znajdujesz się na terytorium EOG, możesz skorzystać z poniższych praw wynikających z RODO.

Możesz skorzystać ze swoich praw, wysyłając wiadomość e-mail na adres dpo@emailmachine.cz lub listownie na adres naszej siedziby.

Jak szybko rozpatrzymy Państwa wniosek? Odpowiemy najpóźniej w ciągu jednego miesiąca. Jeśli udzielenie informacji zagrażałoby prywatności innych osób lub byłoby nieproporcjonalne do ryzyka lub kosztów ich udzielenia, może się zdarzyć, że nie będziemy w stanie spełnić Państwa prośby. Aby jak najszybciej rozpatrzyć Państwa wniosek, może zaistnieć konieczność zweryfikowania Państwa tożsamości. W przypadku powtórnego wniosku administrator będzie uprawniony do naliczenia odpowiedniej opłaty za kopię danych osobowych.

Prawo dostępu	Potwierdzimy, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe. Masz prawo do informacji o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach, którym są one udostępniane, oraz okresie przetwarzania. Masz prawo wiedzieć, czy jakieś prawo zostało już zrealizowane. Warunkiem jest również to, że nie zostaną naruszone prawa i wolności innych osób, a także kopia danych osobowych.
Prawo do poprawy	Masz prawo zażądać poprawienia nieprawidłowych danych osobowych. Niektóre dane możesz poprawić w swoim profilu użytkownika.
Prawo do usunięcia danych	Jeśli nie ma innego powodu, aby dalej przetwarzać te dane, usuniemy lub zanonimizujemy żądane przez Ciebie dane.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych	Jeśli uważasz, że przetwarzamy dane w niewłaściwy sposób, skontaktuj się z nami. Niezależnie od tego, czy chodzi o powody przetwarzania, czy jego zakres.
Prawo do zgłoszenia poprawki, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych	Jeśli skontaktujesz się z nami z prośbą, poinformujemy Cię o wyniku. Czasami może się zdarzyć, że nie będziemy w stanie spełnić Twojej prośby (np. adres e-mail, z którego do nas napisałeś, już nie działa).
Prawo do przenoszenia danych	Na Państwa żądanie przekażemy Państwa dane osobowe, które nam Państwo przekazali w ustrukturyzowanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, innemu administratorowi.
Prawo do wniesienia sprzeciwu	Jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie uzasadnionego interesu (np. wysyłanie newslettera do użytkowników), to na nas spoczywa obowiązek wykazania naszego uzasadnionego interesu. Jeśli Twoje zastrzeżenie będzie uzasadnione, zaprzestaniemy przetwarzania danych osobowych.
Prawo do wycofania zgody	Jeśli zmieniłeś zdanie, prosimy o poinformowanie nas o tym. Przetwarzanie danych w celach marketingowych i handlowych można w każdej chwili cofnąć.
Zautomatyzowane indywidualne podejmowanie decyzji, w tym profilowanie	Nie chcesz, aby decyzje dotyczące Ciebie były podejmowane przez komputer? Szanujemy Twoje prawo, dlatego nie stosujemy automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania ponad uzasadniony interes (w szczególności nie profilujemy szczególnych kategorii danych osobowych). Świadczymy Usługę, Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane automatycznie.

10. ZAKOŃCZENIE

Niniejsze zasady przetwarzania danych osobowych mogą zostać zmienione wyłącznie w formie pisemnej. Informacje na ten temat zostaną podane na naszej stronie internetowej lub w Narzędziu. Prosimy zatem o regularne sprawdzanie niniejszych zasad. Dalsze korzystanie z naszej Usługi oznacza wyrażenie zgody na zmiany niniejszych zasad. 

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących naszej polityki przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mailowym dpo@emailmachine.cz. 

Jeśli nie jesteś zadowolony, możesz w każdej chwili złożyć wniosek lub skargę do: 

• Urząd ds. Ochrony Danych Osobowych (Urząd ds. Ochrony Danych Osobowych), z siedzibą przy ul. Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praga 7 – Holešovice (więcej informacji na stronie https://www.uoou.cz/) lub
• Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej), z siedzibą pod adresem Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Republika Słowacka (więcej informacji na stronie https://dataprotection.gov.sk/uoou/) lub
• Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, z siedzibą przy Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn (więcej informacji na stronie https://www.bfdi.bund.de) lub
• inny organ ochrony danych osobowych znajdujący się w miejscu Twojego zwykłego miejsca zamieszkania.

Niniejsza polityka ochrony danych osobowych obowiązuje od dnia 1 grudnia 2025 r.